【作業時間80％削減】セミナー後の煩雑なデータ処理の自動化で、⼈為的ミスゼロ＆業務効率が⼤幅改善したデータ⽀援事例を公開

株式会社atarayo（本社：東京都港区、代表取締役社⻑：加藤丈峰）は、⼈材育成SaaSプラットフォームを展開するIT企業様のセミナー運営⽀援において、データ基盤の構築により煩雑なデータ処理を⾃動化し、作業時間を約80%短縮した事例を公開いたしました。 事例の詳細はこちらからご覧いただけます。 https://www.atarayo.co.jp/case-study/data-seminar-automation

■支援前の課題と成果

今回ご支援させていただいたのは、人材育成プラットフォームを展開するIT企業様のセミナー運営業務です。 こちらの企業様では、法人向けにマーケティング・営業・AIなど各分野に特化した育成コンテンツのオンラインセミナーをリード獲得の主要施策として積極展開されています。また顧客管理には、Hubspotを使用しており、セミナー後には参加者のデータを取り込んで活用されています。

■課題
・月に複数回開催するセミナー後の、手作業によるデータ処理に時間を要しており、コア業務（セミナーの質向上・施策立案）に注力できていない。

・手作業が多いため、入力ミスや重複登録といったヒューマンエラーが頻発している。

・フローが複雑なため、作業が属人化しており、担当者不在時に業務が停滞するリスクがある。

■成果
セミナーの顧客データを自動で集計・可視化する基盤の構築により、これまで手作業で行っていたデータ処理における人為的なミスをゼロに。
さらに、データ集計と可視化にかかる作業時間を約80%短縮し、大幅な効率化を実現。

■支援内容

ワンクリックのみでデータ整形・Hubspotへのインポートができるデータ基盤を構築し、「顧客データを活かす」戦略に集中できる体制を実現。

・Hubspotの仕様に合わせて設計
Hubspotの仕様に合わせた設計により、HubSpotとの連携をスムーズにし、後工程でのエラーや手戻りを防ぐ。

・データの自動整形テンプレートを構築
取り込んだデータをワンクリックで瞬時に整形・仕分け・重複除去が完了。
相談希望者や資料請求希望者などのカテゴリ分けも自動で反映。

・データをHubspotへ自動連携
「Hubspotインポート」ボタンを押すだけで、整形済みデータをリアルタイムでHubspotに反映。

■今回の事例に学ぶデータ活用の重要性

今回の支援事例では、ヒューマンエラーや業務負担の増大を招いていた手作業でのデータ処理において、正確なデータを迅速に処理・CRMツールと連携する基盤の構築で、ヒューマンエラーゼロと作業時間の大幅な減少を実現しました。

この事例の成果は、オペレーション改善に留まりません。正確なデータをCRMに入れられることで、後のデータ分析やナーチャリングにおいても好影響を与えられ、さらに作業時間の短縮で、セミナー改善・施策設計・リード対応といった戦略的な業務に取り組むリソースの確保を可能にします。

私たちは、データの活用の本質的な目的を「効率化」だけにとどまらず、「価値提供の拡大」としています。現在は、市場の変化が激しく、ニーズも多様化が進んでいます。その中で勘や経験だけで意思決定を行ったり、非効率な業務フローを続けていては、顧客への価値提供、その先の企業の成長には限界がきてしまいます。企業の持続的な成長には、データを活用し、精度の高い意思決定、価値提供の最大化を進めることが重要なのです。

今事例は、価値提供の最大化の第一歩です。今後もデータ活用を通じて、さらなる顧客価値の創出と企業の成長を支援していきます。