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プレスリリース配信 2022.12.25

メディアに取り上げられるプレスリリース配信のポイントを紹介

ツナググ編集部

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会社の広報活動として主流な手段の1つであるプレスリリースは低コストで会社をPRできるという魅力的なものですが、同時に必ずしもメディアに取り上げてもらえるわけではないというデメリットがあります。

せっかく広報活動のためになると思って取り組んだプレスリリースですが、記事にならなければほぼ意味がありません。

ただ作成すればいいだけではなく、どうしたら記事になるのか工夫しながら取り組むことが大切です。

 

そこでこの記事ではメディアに取り上げられるプレスリリース配信のポイントを紹介していきます。

 

メディアに取り上げられやすいプレスリリース本文

メディアに取り上げられるように様々な点に気を付けるべきですが、やはり1番大事なのはプレスリリースの本文そのものです。

文面だけでアピールする分文章としての完成度はとても重要で、同じ情報でも読みやすく綺麗な文章とそうでないものでは扱われ方も変わってくる可能性があります。

ここではプレスリリースの本文を作成する際に気を付けておきたいポイントをご紹介していきます。

 

とにかく読みやすい文章にする

日々記者の元に届くプレスリリースは膨大な数で、いかにその中から自社のプレスリリースに目を留めてもらえるかどうかが大切です。

そこで絶対避けたいのはプレスリリースが「読みづらい文章」となってしまっていることです。

ただでさえ多くのプレスリリースに目を通している中で文章として理解しづらいものとなっていると、意味が伝わらなかったり、最悪の場合途中で読むのを辞めてしまうこともあります。

逆に、読んでいてスラスラと頭に内容が入ってくるような文章として素晴らしいものはその続きへ興味も惹かれます。

言葉回しを色々試したり箇条書きにしたり、要所だけを簡潔にまとめて詳細は別紙に綴る形にしたりと、読みやすいプレスリリースとなるように工夫していきましょう。

 

専門用語や難しい言葉を使わない

読み手がプレスリリースに出てくる専門用語を全て知っているとは限りません。

商品やサービスを説明している以上どうしても専門用語を使ってしまいがちですが、もし記者がそのキーワードを知っていない場合、何を意味しているのか分からないまま読んでいてもプレスリリースの意図が伝わりません。

忙しいであろう記者がいちいち言葉の意味をひとつづつ調べてくれるとは思わないようにしましょう。

説明上どうしても専門用語を使用するときは、すぐ傍に注釈を加えることが大切です。

 

具体的な数字をあげる

どれだけ言葉で商品やサービスについて説明していても、具体的な実績や提案が形として提示されていなければ読み手にはそこまで魅力が伝わらないことがあります。

そこで活用したいのがこれまでの実績を数字にして載せたり、「こういうことが可能です」というように具体例を提示することです。

そうするとより分かりやすく会社の実力や実績を伝えられると同時に、記者がメディアでプレスリリースを取り扱う時のイメージをしやすくなります。

 

表や図を取り入れる

プレスリリースに限らず何かをプレゼン、説明する際に表や図の存在はとても重要です。

文章だけで説明するより、同じ内容でも表や図を活用する方が圧倒的に印象に残りますし、読み手が誤って内容を理解するのを避けることもできます。

とはいっても表や図ばかり使い過ぎるとプレスリリースとしての精度が下がってしまうので、文章との割合を上手く調整しましょう。

 

一文が長くならないようにする

文章ごとに文字数が多く長い1文になってしまっていると、読みづらいと同時に理解しづらく、それによりプレスリリースに対して飽きやすくなってしまいます。

読んでいて頭に内容が入ってきやすいように簡潔で短い文章になるように心がけましょう。

接続助詞を使い過ぎない、箇条書きを利用する、回りくどい表現をしないなど多くの工夫ができます。

 

プレスリリース書き方の基本

それでは実際にプレスリリースを作成しようと思っても、そもそもどのような構成にすればいいのか分からない方も居るでしょう。

ここではプレスリリースの書き方の基本と、メディアに取り上げてもらうためにそれぞれ気を付けたいポイントもご紹介していきます。

 

プレスリリースのタイトル

タイトルはそのプレスリリースが何を伝えたいのか、どんなことを記載しているのかを1番最初にアピールできる重要な入り口です。

言ってしまえば、そのプレスリリースを読むかどうかの判断材料にもなる1文でもあります。

例えば皆さんにも、表示されていた記事タイトルが気になってしまったから思わず記事を開いたというような経験があるでしょう。

プレスリリースも同じで、思わず読みたくなってしまうようなタイトルを作成することが大切なのです。

しかし、インパクトのあるタイトルにしたいばかりに本文の内容とかけ離れていたり、誇張表現なタイトルになってしまうことは絶対にNGです。

本文の内容に忠実で、思わず興味を持ってしまうキーワードを詰め込むことがポイントです。

 

プレスリリースのリード文

リード文はタイトル同様、読み手を引き付けるための重要な導入部分です。

プレスリリースの概要が伝わり、文章を読み続けたくなる導入文作りを心がけましょう。

そこで気を付けたいのが導入部分だからとまどろっこしい前述文を書くのではなく、興味を惹くためにもここで先に結論を書いてしまうようにしましょう。

先に結論を書くことで読み手に関心を持たせて、その続きとなる根拠や概要が記載されている本文に誘導することができます。

また、あくまでリード文なので「5W2H」を意識しながら簡潔に短くまとめることが大切です。

この時点でいかに他のプレスリリースと差をつけられるかが重要となります。

 

プレスリリースの本文

本文ではリード文で伝えた結論を詳しく説明していきます。

これはただの紹介文ではなく記者に取り上げてもらうことが目的のプレスリリースなので、商品やサービスの情報ばかりをつらつらと説明するのではなく、「正確な情報」「ニュース性」「社会への貢献度」「今後の展開」を盛り込んでいくことが大切です。

ただ商品やサービスを紹介するだけでは、宣伝や広告と同じになってしまいます。メディアが記事にして消費者に届けたい、と思わせるような情報があるかどうかがポイントです。

ただし、あくまで読みやすい文章にすることは常に意識しておきましょう。

1文は長すぎず簡潔で、専門用語を並べず、誰が読んでもすぐに理解できる文章作りを心がけることが大切です。

 

プレスリリースの写真

写真や図の存在はとても重要で、それはある2つの役割を果たしてくれるからです。

まずは写真や図を載せることで、プレスリリース本文で記載されている情報の正確さやメッセージ性を後押ししてくれます。

写真や表、グラフで内容を分かりやすくすることで一気に情報の信ぴょう性とインパクトが上がるでしょう。

 

それと同時にここで添付されている写真や図は、メディアによって記事にされる際に共に掲載されたり、消費者によってSNSでシェアされる場合があります。

写真や図の下に使用可能な旨を伝える1文があるとより親切なプレスリリースとなりますね。

 

プレスリリースの問い合わせ先

いざ記者がプレスリリースに興味を示して記事にしようと思っても、プレスリリース元の連絡先が無ければ取材のしようがありません。

記者が不自由なく問い合わせができるように「社名/部署名/担当者名/電話番号/メールアドレス」の情報は不備なく記載しておくようにしましょう。

 

プレスリリース配信の方法

 

プレスリリースが完成していざ配信しようとした際、次に選択するべきはメディアへの送付方法です。

そこでプレスリリースの送付方法一覧を、メディアに取り上げてもらう可能性を上げるために気を付けたいマナーと共にご紹介していきます。

 

FAX

プレスリリースをFAXで送る際に必ず忘れないでおきたいのが送付状を添えることです。

送付状が無いと送付先にあたる部署や担当者が不明になるだけでなく、マナーが悪いように受け取られる可能性もあります。

また、紙媒体でプレスリリースを送る際には不備が無いように分かりやすくA4用紙1枚にまとめることも重要です。

 

郵送

郵送でプレスリリースを送る際には、FAX同様送付状を添えることを忘れないようにしましょう。

A4用紙1枚にまとめるという点も同じです。

そして封筒に入れる際には上に重なる一枚目が送付状、2枚目にプレスリリース本体の順となるようにしましょう。

郵送中に用紙が曲がったり濡れてしまわないようにクリアファイルでまとめたうえで封筒に入れておくとより安心です。

 

メール

メールでプレスリリースを送る際は「添付ファイルとして送るべき」という意見と「メール本文に全て記載しておくべき」という意見があります。

メール本文を読んだ後に添付ファイルを開かなきゃいけないのは忙しい記者にとって二度手間になるという理由からです。

この場合、プレスリリースの内容がほぼ伝わるような要約文をメール本文に記載してしまい、最終的に添付してあるファイルに促すというやり方を行えば双方の意見を組み入れた形にできます。

プレスリリースは何よりも読んでもらうことが大切です。

ファイルを開いてすらもらえないことも可能性としてはあることを考慮して、まずは記者の興味を引くために要約したものをメール本文に記載してしまいましょう。

記者がメール本文を読み興味を持てば、その時点で添付したファイルも開いてもらえるはずです。

 

また、メールで送る際には件名にプレスリリースの内容が伝わるタイトルのような1文と会社名を記載して、見た人がすぐにメールの目的がプレスリリースだと分かるようにしましょう。

 

電話

最後に電話という手段がありますが、これはあくまで「プレスリリースを送りたい旨を伝える」ことと「送付方法の確認」をするためのものということを忘れないでください。

電話先で長々とプレスリリースの内容を話し始めるのは絶対にアウトです。

相手の状況によっては迷惑になりますし、そもそも口頭でつらつらと述べられては内容もよく伝わりません。

 

プレスリリースの注意点

プレスリリースに取り組むにあたって、事前に注意点をしっかり理解しておくことでより安心な会社の広報活動にしましょう。

 

プレスリリースは世界に向け発信する企業の特別な公式文書

プレスリリースは誰でも簡単に配信できるからと軽視してしまいがちですが、実際は会社からメディア関係者各位、そして消費者や他社へ向けた会社発信の公式文書です。

「誠実で分かりやすい文章であること」「誤った情報を記載しないこと」を心がけましょう。

 

メディアが記事にするときの内容までコントロールできない

細かく内容や方針を指示して確実に宣伝してもらう広告とは違い、プレスリリースでは実際に記事として取り扱ってもらうときの内容まで指示、把握することはできません。

そのため微妙な言葉のニュアンスの違いや記事の切り取り方から、記者側にその意図が無くても本来伝えたかった情報とは拡散される形が変わる可能性が無いとは言えません。

 

プレスリリースは日々多くの企業が配信している

プレスリリースは日々多くの企業が配信しています。

記者の元に届いている多くのプレスリリースの中から、実際に記事として扱われるのはほんの一握りです。

どれほど力を注いで配信してもメディアに取り扱われない場合があることを大前提として理解しておき、そのうえでメディアに注目されるようにより良いプレスリリース作りを目指しましょう。

 

まとめ

プレスリリースをメディアに取り上げてもらうには文章としての完成度を上げるだけでなく、タイトルから問い合わせ先までそれぞれの構成ごとに工夫をすること、そして最後の送付方法にまで気を付けることが大切です。

また、日々多くのプレスリリースが発信されていることを意識して、どれだけ自社のプレスリリースを他と差別化できるかも重要ですね。

大切な会社の広報活動、色々な部分で工夫しようと思えばいくらでもできるでしょう。

ぜひこの記事で紹介したポイントを参考に、会社のプレスリリースに取り組んでみてください。

 

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